Agenda que mostra horário livre quando o artista não está no estúdio é pior do que agenda nenhuma. O cliente marca, a recepção confirma e, no dia, alguém descobre que era folga, feriado ou dia de convenção.
A solução é simples de explicar e trabalhosa de manter: cada profissional precisa ter horários de trabalho, folgas e bloqueios bem definidos, e a agenda do estúdio precisa conversar com a agenda pessoal de quem usa o Google Agenda. Veja como organizar cada parte.
Defina o horário de trabalho de cada artista
Em estúdio, quase ninguém tem o mesmo horário. Um artista prefere as manhãs, outro só atende à tarde, o body piercer trabalha só alguns dias por semana. Usar um horário único para todo mundo gera vaga falsa ou esconde vaga real.
Para cada profissional, defina:
- Faixas por dia da semana. O mesmo dia pode ter mais de uma faixa, como manhã e fim de tarde, com um intervalo no meio.
- Serviços que ele faz. Nem todo tatuador faz realismo, e nem todo profissional faz piercing. A agenda só deve oferecer o artista para o que ele realmente atende.
- De quanto em quanto tempo os horários começam. É o intervalo entre um início possível e outro. Intervalos curtos dão mais flexibilidade; intervalos maiores deixam a agenda mais previsível.
Revise esse cadastro sempre que alguém mudar a rotina. Horário desatualizado é uma causa comum de agendamento em dia errado.
Folgas, bloqueios e imprevistos
Além do horário fixo, a vida acontece: consulta médica, viagem, convenção, curso, manutenção do equipamento. Cada uma dessas ausências precisa virar bloqueio na agenda antes que alguém marque cliente ali.
Algumas boas práticas:
- Bloqueie assim que souber. A convenção daqui a alguns meses já pode entrar hoje.
- Diferencie dia inteiro de faixa de horário. Uma consulta pela manhã não precisa travar o dia todo.
- Registre o motivo. Depois de um tempo, ninguém lembra por que aquele dia está fechado. O motivo evita que alguém desbloqueie por engano.
- Agrupe datas. Uma viagem de vários dias deve ser bloqueada de uma vez, não dia por dia.
- Combine quem pode mexer. O artista cuida dos próprios bloqueios, mas o dono ou gerente precisa conseguir ajustar quando alguém esquece.
Feriados: fechar ou abrir?
Feriado é um caso à parte. Alguns estúdios fecham; outros aproveitam, porque é justamente quando o cliente tem tempo livre. Muitas vezes a resposta muda de artista para artista.
O ideal é cadastrar os feriados no nível do estúdio, para que a agenda já fique bloqueada nessas datas, e deixar que cada profissional que quiser trabalhar abra a própria agenda. Assim ninguém precisa lembrar de fechar o feriado manualmente, e quem quer atender não fica preso a uma regra geral.
Avise os clientes com antecedência sobre o funcionamento nos feriados, nas redes e no seu link de agendamento online. Isso evita a pergunta "vocês abrem amanhã?" repetida o dia inteiro no WhatsApp.
Por que sincronizar com o Google Agenda
Muitos artistas já organizam a vida pessoal no Google Agenda, pelo celular. Quando a agenda do estúdio fica em outro lugar, o profissional precisa abrir dois aplicativos para saber se está livre, e é aí que surgem os conflitos.
A sincronização resolve parte disso: os atendimentos do estúdio aparecem no calendário pessoal, junto com o resto da rotina. O artista vê a sessão de sábado ao lado do aniversário da família e percebe o choque antes de virar problema.
Na hora de configurar, vale combinar algumas coisas com a equipe:
- Cada artista conecta a própria conta, nunca uma conta compartilhada.
- Compromisso pessoal que impede o atendimento deve virar bloqueio também na agenda do estúdio.
- O calendário pessoal não substitui a agenda do estúdio: é nela que os horários são oferecidos e confirmados.
Erros comuns na disponibilidade da equipe
Mesmo com tudo configurado, alguns deslizes se repetem em muitos estúdios. Vale ficar de olho:
- Configurar uma vez e esquecer. A rotina muda com as estações do ano, com novos cursos e com a vida pessoal de cada um. A disponibilidade precisa acompanhar.
- Bloquear no celular e não no estúdio. Anotar a folga só no calendário pessoal não impede que alguém marque cliente naquele dia.
- Deixar o feriado para a última hora. Quando a recepção lembra, já tem cliente marcado na data.
- Abrir horários que o artista não consegue cumprir. Oferecer o primeiro horário da manhã para quem sempre chega mais tarde gera atraso e cliente esperando.
- Esquecer o tempo entre sessões. Sem margem para limpeza, preparo e uma pausa para comer, o dia vira uma sequência de atrasos.
- Não avisar a equipe. Mudou a disponibilidade de alguém, quem atende os clientes precisa saber.
Uma revisão rápida no começo de cada mês, olhando a disponibilidade de todos e os feriados à frente, evita a maior parte desses problemas.
Como funciona na BLAKK
Na agenda da BLAKK, cada artista configura a própria rotina em Minha disponibilidade: as faixas de horário por dia da semana, o "Intervalo dos slots" (o padrão é de 15 min) e os serviços que ele atende.
Os bloqueios podem ser lançados em várias datas de uma vez, para o dia inteiro ou por faixa de horário, e o motivo é obrigatório. Os feriados da empresa bloqueiam a agenda, e quem quiser trabalhar na data usa a opção "Estarei disponível". O dono do estúdio pode editar a disponibilidade dos outros profissionais em Usuários > Disponibilidade.
Com o Google Agenda, cada artista conecta a própria conta. Os agendamentos do BLAKK vão para o Google, e os eventos do Google voltam para a agenda do BLAKK como somente leitura, marcados com "Google:". Só a agenda principal da conta é usada, e os eventos do Google não bloqueiam horários. Por isso, para fechar um horário de verdade, use um bloqueio.
O passo a passo está na Central de Ajuda, nos artigos Minha disponibilidade e Google Agenda.