Aluguel vencendo, fornecedor de agulhas esperando o Pix, cliente que ficou de pagar a segunda parcela do fechamento de braço. No estúdio, o dinheiro entra e sai por muitos caminhos ao mesmo tempo. E quase sempre quem cuida disso é a mesma pessoa que atende, tatua e responde o direct.
Quando contas a pagar e contas a receber ficam espalhadas entre caderno, extrato do banco e conversas no WhatsApp, o resultado é previsível: juros por atraso, valores esquecidos e a sensação de que o mês fechou apertado sem saber por quê. Este guia mostra como organizar essa rotina de um jeito simples.
Contas a pagar, a receber e despesas fixas: o que é cada uma
Contas a pagar são tudo o que o estúdio deve a alguém e ainda não quitou: aluguel, energia, internet, fornecedor de tintas e descartáveis, contador, sistema, parcelas de equipamento. Cada uma tem valor, vencimento e um favorecido.
Contas a receber são o caminho inverso: valores que clientes ou parceiros ainda devem ao estúdio. Pense no saldo de um projeto grande parcelado, na sessão paga no cartão que ainda não caiu ou no sinal combinado e não enviado.
Despesas fixas, ou recorrentes, são as contas a pagar que se repetem todo mês com valor parecido. Elas merecem atenção especial porque são previsíveis: se você sabe que vão chegar, não deveriam pegar ninguém de surpresa.
Separar essas três coisas parece óbvio. Mas é isso que permite responder à pergunta mais importante do financeiro: quanto vai entrar e quanto vai sair nas próximas semanas?
Por que vale a pena ter tudo no mesmo lugar
Controlar contas de memória funciona até o primeiro mês corrido. Basta uma semana de agenda cheia, uma convenção ou um artista de férias para um boleto passar do vencimento.
Com tudo registrado em um só lugar, você ganha três coisas:
- Previsibilidade. Você enxerga os vencimentos da semana antes que eles cheguem e planeja a compra de material sem apertar o caixa.
- Cobrança no tempo certo. O que está pendente aparece em uma lista, em vez de depender de alguém lembrar quem ficou devendo.
- Histórico. Dá para consultar quanto foi pago a cada fornecedor, quando e com qual comprovante, sem revirar e-mails e fotos de nota.
Esse histórico também é o que o contador precisa para fazer o trabalho dele. E é o que você precisa para decidir coisas como reajustar preços ou trocar de fornecedor. Se o preço está na sua lista de revisões, vale ler o nosso guia de precificação de tatuagem.
Uma rotina financeira que cabe na semana do estúdio
Não é preciso passar horas no financeiro. Uma rotina curta e repetida vale mais do que uma maratona no fim do mês. Um modelo simples:
- Registre a despesa no dia em que ela chega. Boleto recebido, nota do fornecedor, conta de luz: lance com valor, vencimento e o documento anexado. Se for parcelada, registre todas as parcelas de uma vez.
- Cadastre as contas fixas uma única vez. Aluguel, internet, contador e assinaturas mensais entram como recorrentes, para você não precisar lembrar delas todo mês.
- Escolha um dia fixo para pagar. Por exemplo, toda segunda-feira de manhã, antes de abrir a agenda. Confira o que vence na semana e pague tudo de uma vez.
- Revise o que está a receber. No mesmo dia, veja quem está com parcela pendente e quais valores de cartão estão previstos.
- Dê baixa em cada pagamento e recebimento. Conta paga precisa ser marcada como paga. Sem isso, o controle perde a confiança rapidamente.
- Feche o mês com um relatório. Uma vez por mês, compare o que foi pago com o que estava previsto e envie o resumo para o contador.
Imagine, como exemplo hipotético, um estúdio com aluguel de R$ 3.500 vencendo todo dia 10 e uma compra de material de R$ 1.200 parcelada em três vezes. Com as duas contas registradas, a segunda-feira anterior ao dia 10 já mostra quanto precisa estar disponível. Sem registro, a descoberta acontece no próprio dia, às vezes depois do horário bancário.
Como cobrar o que está pendente sem constrangimento
Muitos donos de estúdio sentem desconforto em cobrar cliente. O artista criou uma relação durante a sessão e não quer parecer insistente. Só que deixar de cobrar não preserva a relação: apenas transfere o prejuízo para o estúdio.
Algumas práticas ajudam:
- Combine por escrito. Valor total, parcelas e datas devem estar claros desde o orçamento. É mais fácil lembrar um combinado do que pedir algo que nunca foi formalizado.
- Cobre com dados, não com memória. Uma mensagem com valor, data combinada e forma de pagamento é objetiva e evita discussão.
- Use um tom neutro. "Passando para lembrar da parcela combinada para hoje" funciona melhor do que qualquer cobrança emocional.
- Vincule a próxima sessão ao pagamento. Em projetos longos, é comum combinar que a sessão seguinte só é agendada com a parcela anterior em dia.
O ponto central é ter uma lista confiável de quem deve, quanto e desde quando. Sem ela, a cobrança vira um esforço de memória e acaba não acontecendo.
Erros comuns que bagunçam as contas do estúdio
- Misturar conta pessoal e conta do estúdio. Pagar o mercado de casa com o cartão do estúdio, ou o fornecedor com o Pix pessoal, torna impossível saber se o negócio dá lucro.
- Registrar só o que já foi pago. Controle que só olha para trás não ajuda a planejar. O valor das contas a pagar está no que ainda vai vencer.
- Esquecer as despesas pequenas. Assinaturas, taxas e compras rápidas, somadas, pesam. Se saiu do caixa, entra no controle.
- Não guardar comprovantes. Nota e comprovante perdidos geram retrabalho com o contador e dor de cabeça em qualquer conferência.
- Corrigir apagando. Pagamento lançado errado deve ser estornado, e não simplesmente apagado, para que o histórico continue fazendo sentido.
Para dúvidas sobre impostos, notas fiscais e obrigações do estúdio, a orientação é sempre conversar com um contador. Se a emissão de nota de serviço ainda gera dúvida, o post sobre NFS-e obrigatória ajuda a começar.
Como funciona na BLAKK
No BLAKK, o Hub Financeiro concentra o acompanhamento e o registro de pagamentos e recebimentos do estúdio. Ele tem pagamento em lote, para quitar várias contas de uma vez no dia que você reservou para isso.
Em Despesas, você lança cada conta, parcela quando necessário, anexa o documento e registra o pagamento. As Contas Recorrentes cuidam das despesas que se repetem todo mês, como aluguel e internet.
Para acompanhar, há três relatórios: Contas a Receber, para cobrar o que está pendente; Contas a Pagar, para ver o que vem pela frente; e Contas Pagas, com o histórico e a opção de estorno. Todos podem ser exportados em CSV, PDF, por e-mail ou por WhatsApp, o que facilita mandar o fechamento para o contador.
Veja o módulo completo em Funcionalidades: Financeiro e consulte o passo a passo na Central de Ajuda: Hub Financeiro, Despesas, Contas Recorrentes, Relatório de Contas a Receber, Relatório de Contas a Pagar e Relatório de Contas Pagas.