Para muita gente, contabilidade é assunto exclusivo do contador: você manda os papéis no fim do mês e espera as guias de imposto. Só que o contador vê o estúdio de fora. Quem decide preço, compra e contratação é você, e para isso precisa de números organizados do seu jeito.
É aí que entra a contabilidade gerencial. Plano de contas, centro de custo, lançamentos e livro diário parecem termos técnicos, mas são ferramentas simples para saber de onde vem e para onde vai cada real do estúdio. E, de quebra, deixam o trabalho do contador muito mais fácil.
Contabilidade gerencial: números para quem decide
A contabilidade fiscal existe para cumprir obrigações legais: impostos, declarações e balanços. Ela segue normas específicas e é responsabilidade de um contador habilitado.
A contabilidade gerencial tem outro objetivo: ajudar o dono a decidir. Ela responde perguntas como "quanto gasto com material de piercing por mês?" ou "a vitrine de joias se paga sozinha?". Não substitui a fiscal, mas usa a mesma matéria-prima: lançamentos bem classificados.
Quando as duas partem dos mesmos registros, você ganha clareza e o contador recebe informação pronta, com menos idas e vindas.
Na prática, ela não exige formação em contabilidade. Exige constância: lançar tudo, sempre na categoria certa, e conferir os saldos com regularidade. O resto é consequência.
Plano de contas: um lugar certo para cada lançamento
Plano de contas é a lista organizada das categorias em que o dinheiro do estúdio é classificado. Funciona como as gavetas de um armário: cada entrada ou saída vai para uma gaveta específica.
Um exemplo hipotético de estrutura para um estúdio:
- Receitas: tatuagem, piercing, micropigmentação, venda de joias, venda de produtos de cuidado.
- Custos diretos: material descartável, tintas, joias para revenda, comissões.
- Despesas operacionais: aluguel, energia, água, internet, limpeza, sistema, contador.
- Despesas com pessoal: salários da recepção, encargos, benefícios.
- Contas bancárias e caixa: onde o dinheiro está de fato guardado.
A regra de ouro é não criar categorias demais nem de menos. Com poucas, tudo vira "outros" e nada se aprende. Com muitas, ninguém sabe onde lançar.
Vale validar a estrutura com o seu contador, para que ela converse com a contabilidade oficial.
Centro de custo: separar o estúdio por áreas
Se o plano de contas diz o que foi gasto, o centro de custo diz onde. Ele separa as despesas por área do negócio.
Num estúdio que trabalha com tatuagem, piercing e uma pequena loja de joias, por exemplo, faz sentido ter um centro de custo para cada frente. Assim, a compra de cateteres vai para piercing, a de tintas vai para tatuagem e a reposição da vitrine vai para a loja.
Com essa separação, fica possível ver se cada área se sustenta. Às vezes uma frente que parece rentável consome mais material do que se imaginava, e só a separação revela isso. Para o lado do material, o post sobre estoque no estúdio complementa o tema.
Um cuidado prático: algumas despesas são compartilhadas, como aluguel e energia. Você pode deixá-las em um centro de custo geral ou dividi-las por um critério simples, como o espaço que cada área ocupa. O importante é escolher um critério e mantê-lo, para que os meses sejam comparáveis.
Lançamentos, extratos e livro diário
Cada movimentação do estúdio gera um lançamento: um registro com data, valor, conta e descrição. O conjunto desses lançamentos forma o razão, a memória completa de tudo o que movimentou as contas.
O extrato de conta mostra os lançamentos de uma conta específica com o saldo corrido, linha a linha. É o que você usa para conferir se o saldo registrado bate com o saldo do banco.
Quando algo não bate, a correção deve ficar registrada. Um ajuste manual com descrição clara mostra o que aconteceu e por quê. Apagar ou alterar valores sem deixar rastro resolve o saldo do dia, mas cria um problema para quem for analisar os números depois.
O livro diário organiza as movimentações dia a dia. Ele pode ser lido de duas formas, e entender a diferença é essencial:
- Por competência: o valor entra na data a que o fato se refere, como a sessão realizada ou a conta referente àquele mês, independentemente de quando foi pago.
- Por pagamento: o valor entra na data em que o dinheiro efetivamente entrou ou saiu.
Imagine, de forma hipotética, a conta de energia de março paga em abril. Por competência, ela pertence a março. Por pagamento, aparece em abril.
As duas visões estão certas, só respondem perguntas diferentes: a primeira mostra o resultado do período, a segunda mostra o caixa.
Checklist para facilitar a vida do contador
Um contador que recebe informação organizada trabalha melhor. Antes de fechar o mês, confira:
- Todas as despesas do mês foram lançadas, com documento anexado sempre que possível.
- Cada lançamento está na conta e no centro de custo corretos.
- O extrato de cada conta bancária registrada bate com o extrato do banco.
- Diferenças encontradas foram corrigidas com um ajuste explicado, e não com um valor sem descrição.
- Gastos pessoais não foram misturados com os do estúdio.
- O livro diário do período foi exportado e enviado junto com as notas.
Questões sobre regime tributário, obrigações acessórias e emissão de notas devem ser tratadas com o contador, que conhece a situação específica do seu estúdio. O post sobre NFS-e obrigatória traz uma introdução ao tema das notas de serviço.
Como funciona na BLAKK
No BLAKK, o Plano de Contas organiza as contas contábeis do estúdio, incluindo as contas bancárias, que podem ter chave Pix cadastrada. O Centro de Custo separa as despesas por área do negócio.
Os Lançamentos Contábeis funcionam como o razão de tudo o que movimenta as contas, e o Ajuste de Contas permite fazer lançamentos manuais quando é preciso corrigir ou complementar algo. O Extrato de Conta mostra o saldo corrido e exporta em PDF.
Já o Livro Diário apresenta o fluxo de caixa dia a dia, nas visões "Por Competência" ou "Por Pagamento", e permite corrigir um lançamento direto na linha.
Veja o módulo em Funcionalidades: Financeiro e os guias da Central de Ajuda: Plano de Contas, Centro de Custo, Lançamentos Contábeis, Ajuste de Contas, Extrato de Conta e Relatório Livro Diário.