O cliente volta meses depois para o retoque e pergunta: "qual foi a cor que você usou aqui?". O artista não lembra, a anotação estava num papel solto e a única foto é a que foi para o Instagram, com filtro.
Registrar cada procedimento com ficha técnica e fotos resolve isso. Neste post, você vai ver o que anotar, como fotografar e por que esse registro vale para retoques, para as sessões seguintes e para a segurança do estúdio.
Por que registrar cada procedimento
Memória de artista é boa, mas não é arquivo. Depois de muitas sessões, os detalhes se misturam. E, quando o estúdio tem mais de um profissional, o cliente pode ser atendido por outra pessoa no retorno.
Um registro bem feito serve a três momentos:
- Retoque: saber o que foi usado para chegar ao mesmo resultado.
- Próxima sessão: em projetos grandes, continuar exatamente de onde parou.
- Segurança: ter documentado o que foi feito, em qual região e em que estado a pele estava, caso surja alguma dúvida ou reclamação.
Em micropigmentação, isso pesa ainda mais, porque retoque e manutenção fazem parte do serviço. Veja o post sobre sessão, retoque e manutenção.
Há também um ganho de imagem. Quando o artista abre a ficha e diz exatamente o que foi feito da última vez, o cliente percebe organização e cuidado, e isso pesa na decisão de voltar.
O que anotar na ficha técnica
A ficha técnica é o registro do "como" do procedimento. Ela deve ser curta o bastante para caber na rotina e completa o bastante para ser útil depois. Um checklist para tatuagem:
- Local do corpo e tamanho aproximado da peça.
- Estilo: fineline, realismo, tradicional, pontilhismo e assim por diante.
- Materiais: tintas e cores, agulhas e configurações usadas.
- Tipo de sessão: se é a primeira, uma continuação ou um retoque, e quanto tempo levou.
- Observações da pele: sensibilidade, sangramento, regiões que exigiram mais cuidado.
- Orientações passadas: o que foi recomendado para a cicatrização.
Para piercing, a lógica é a mesma, trocando os campos por perfuração, joia, material e tamanho. Se o estúdio trabalha com joias, o post sobre gestão de estúdio de piercing complementa o assunto.
Para micropigmentação, acrescente o pigmento e a técnica usados em cada região, já que a manutenção depende dessa informação.
O mais importante é padronizar. Se cada artista anota de um jeito, a ficha não serve para mais ninguém.
Fotos: antes, durante e depois
A foto mostra o que a ficha não consegue descrever. Mas, para servir como registro, ela precisa ser feita com critério, e não só pensando no portfólio.
- Antes: a pele limpa, sem decalque, mostrando cicatrizes, pintas ou tatuagens que já existem na região.
- Durante: o decalque posicionado e as etapas importantes, principalmente em projetos de várias sessões.
- Depois: o resultado ao final da sessão, antes do curativo.
- Outras: referências do cliente, detalhes que valem guardar e o acompanhamento da cicatrização.
Use luz uniforme, sem filtro, e mantenha um enquadramento parecido entre as fotos para permitir comparação. Um fundo neutro também ajuda a destacar o trabalho.
No piercing, a foto de antes registra a anatomia da região, e a de depois mostra o posicionamento final da joia. As duas ajudam a orientar trocas de joia e a avaliar a cicatrização.
E lembre que a foto é um dado do cliente. Para usar nas redes, peça autorização, de preferência registrada no termo de consentimento.
Ficha e fotos em projetos de várias sessões
Em fechamentos de braço, costas ou perna, o registro deixa de ser só um cuidado e vira ferramenta de trabalho. Entre uma sessão e outra podem passar semanas, e o artista precisa retomar o projeto com precisão.
Nesses casos, vale:
- Registrar no fim de cada sessão o que foi concluído e o que falta.
- Fotografar a área inteira, e não só a parte trabalhada, para enxergar o conjunto.
- Anotar como a pele reagiu e como cicatrizou a etapa anterior antes de seguir.
- Manter as cores e diluições na ficha para que as próximas camadas combinem com as primeiras.
Esse histórico também ajuda na conversa com o cliente. Mostrar a evolução do projeto em fotos reforça a confiança e deixa claro quanto falta para terminar.
Erros comuns no registro de procedimentos
- Deixar para depois. Ficha preenchida no fim do dia vira ficha incompleta. O melhor momento é logo após a sessão.
- Foto só no celular do artista. Se ele sai do estúdio, o histórico vai junto. O registro precisa ficar no sistema do estúdio, ligado ao cliente.
- Ficha sem padrão. Campos livres demais geram anotações que só quem escreveu entende.
- Começar do zero toda vez. Em sessões seguintes, muita coisa se repete. Reaproveitar a ficha anterior economiza tempo e evita erro de digitação.
- Não acompanhar pendências. Sem um aviso, a ficha esquecida só é notada quando alguém precisa dela.
- Fotografar com filtro. Filtro muda cor e contraste e tira o valor da foto como registro. Deixe o filtro para a versão do portfólio.
Uma boa regra é tratar a ficha como parte do procedimento, assim como a limpeza da estação. O atendimento só termina quando o registro está feito.
Como funciona na BLAKK
Na BLAKK, a ficha técnica é ligada ao serviço no Catálogo, na aba Adicional. Na Comanda, aparece o aviso "Ficha pendente" e a opção "Repetir da última vez", útil em sessões seguintes. O relatório de Ordens de Serviço traz colunas como local do corpo e estilo.
No atendimento, você registra fotos nas categorias Antes, Durante, Depois e Outro. A Ordem de Serviço também tem uma aba Fotos, e o editor de imagem "Ajuste de Imagem" inclui a remoção de fundo.
Veja os recursos de clientes em funcionalidades e o passo a passo nos artigos da Central de Ajuda sobre atendimento e ordem de serviço.