Todo sistema de gestão tem uma aba de relatórios. O difícil não é gerar o relatório, é saber qual olhar, com que frequência e o que fazer com o número que aparece na tela.
Este guia organiza os relatórios mais úteis para um estúdio de tatuagem e piercing em duas rotinas, uma semanal e uma mensal, e mostra que decisão cada um ajuda a tomar. A ideia é gastar pouco tempo olhando números e mais tempo agindo sobre eles.
Relatório bom é relatório que vira decisão
Antes de abrir qualquer tela, faça uma pergunta: o que eu vou decidir com isso? Se a resposta for "nada", o relatório é só curiosidade.
Os relatórios que valem a pena respondem perguntas práticas. Preciso cobrar alguém? Tenho dinheiro para as contas da semana que vem? Qual estação está mais ociosa? Quanto devo de comissão a cada artista?
Com essas perguntas na cabeça, a leitura fica rápida e objetiva. Você abre o relatório sabendo o que procurar e fecha sabendo o que fazer.
Outra regra útil: poucos relatórios, sempre os mesmos, sempre no mesmo dia. Trocar de relatório toda semana impede a comparação e cria a sensação de que os números nunca batem.
A rotina semanal
Reserve um horário fixo, de preferência no início da semana, para passar por estes pontos:
- Vendas da semana anterior. Quanto entrou, por quais formas de pagamento e por qual estação ou caixa. Serve para perceber cedo uma semana fraca.
- Comandas abertas. Comanda aberta é atendimento sem fechamento: pode ser esquecimento, pagamento pendente ou erro de lançamento. Resolver toda semana evita bola de neve.
- Contas a receber. Quem está devendo parcela, saldo de projeto ou sinal. É a lista de cobrança da semana.
- Contas a pagar. O que vence nos próximos dias, para não ser pego de surpresa.
- Ponto da equipe. Se o estúdio tem funcionários com registro de entrada e saída, conferir toda semana evita acúmulo de dúvidas no fim do mês.
Se mais de uma pessoa cuida do caixa, vale olhar as vendas também por caixa. Diferenças entre o que foi registrado e o que foi conferido aparecem mais cedo assim.
Com prática, essa passada leva pouco tempo e já mostra se a semana começa com o caixa tranquilo ou com pendências a resolver.
A rotina mensal
No fechamento do mês, o olhar sai do dia a dia e vai para a tendência:
- Comparação com o período anterior. O faturamento subiu ou caiu? Comparar períodos mostra a direção, não só o retrato do mês.
- Comissões. Quanto cada artista tem a receber, de acordo com as regras combinadas. Conferir antes de pagar evita discussão. Leia mais em gestão de comissões.
- Contas pagas. O histórico do que saiu do caixa, útil para revisar despesas e encontrar gastos que podem ser cortados.
- Livro Diário. O movimento dia a dia do mês, que ajuda a entender o fluxo de caixa e facilita a conversa com o contador.
- Ordens de Serviço. Projetos longos em andamento, quanto já foi pago e quanto falta.
A revisão mensal também é o momento de olhar para frente: com base no que entrou e no que saiu, dá para planejar compras maiores, ajustar preços ou decidir se é hora de abrir mais horários na agenda.
Que decisões cada relatório ajuda a tomar
Alguns exemplos práticos de como ler os números:
- Vendas por forma de pagamento mostram quanto do faturamento passa por cartão. Se for muito, vale revisar as taxas e incentivar o Pix.
- Vendas por estação revelam cadeiras ociosas, que podem ganhar mais horários, receber um artista convidado ou ter outro uso.
- Contas a receber crescendo mês a mês indicam que a política de sinal ou de parcelamento precisa de ajuste.
- Comissões comparadas com as vendas mostram se as regras estão equilibradas com o que o estúdio precisa para cobrir os custos.
- Comandas abertas recorrentes no mesmo caixa ou com o mesmo profissional apontam um problema de processo, não de dinheiro.
- Ordens de Serviço com saldo em aberto há muito tempo sinalizam projetos parados, que merecem um contato com o cliente para retomar.
Dashboard ou relatório?
O dashboard serve para a visão rápida: em um olhar, você sabe se o período está acima ou abaixo do anterior. O relatório serve para o detalhe: quem, quando, quanto e em qual forma de pagamento. Use o dashboard para perceber que algo mudou e o relatório para entender o porquê.
Para conectar esses números ao valor que você cobra, o artigo sobre precificação de tatuagem ajuda a fechar a conta.
Erros comuns com relatórios
- Olhar só o faturamento. Faturamento alto com contas a receber acumuladas pode esconder um caixa apertado.
- Abrir relatório só quando há problema. Sem rotina, o número sempre chega tarde.
- Não comparar períodos. Um número isolado não diz se o estúdio está melhorando ou piorando.
- Lançar errado e confiar no relatório. Relatório é tão bom quanto os lançamentos. Comanda fechada com o profissional errado vira comissão errada.
- Exportar e esquecer. Planilha baixada que ninguém abre é só mais um arquivo na pasta. Defina quem lê e o que faz com o resultado.
- Guardar os números só para si. Compartilhar com o contador e, quando fizer sentido, com a equipe facilita as decisões.
Como funciona na BLAKK
No BLAKK, o Dashboard reúne os indicadores do estúdio com comparação entre períodos, para você ver a tendência e não só o número do mês.
Além dele, há relatórios de Vendas; Comandas, abertas e pagas; Contas a Receber, Contas a Pagar e Contas Pagas, com estorno; Livro Diário; Ponto de Usuários; Ordens de Serviço, em PDF detalhado ou simplificado; e Comissão. Os filtros incluem Estação, Caixa e Forma de Pagamento e, no relatório de ponto, Funcionário.
Os relatórios podem ser exportados em CSV ou PDF e enviados por e-mail ou WhatsApp, o que facilita mandar os números para o contador ou para a equipe.
Veja os recursos em funcionalidades e, na Central de Ajuda, os artigos sobre o Dashboard, o relatório de vendas, o relatório de comandas e o relatório de comissão.